En el ejercicio de la administración pública o privada, se encuentran intrínsecamente unidos los conceptos de control y eficiencia, ya que cuando se opta por la aplicación del primero, invariablemente se alcanza lo segundo.
Sin embargo, los objetivos de la administración pública y privada, son diferentes, la administración privada busca alcanzar sus objetivos vía el ahorro de recursos para maximizar las utilidades; en la administración pública se busca alcanzar los objetivos optimizando el uso de los recursos, para elevar el beneficio social. Esto es, utilizando lo necesario, evitando el dispendio y desde luego el desvío de los recursos públicos.
La herramienta que nos permite alcanzar la eficiencia administrativa es la Planeación y cabe decirlo… la planeación real, no simulada; la planeación instrumentada, conformada por etapas que aquí se apuntan brevemente a manera de ejemplo ilustrativo.
1. Un diagnóstico puntual: Que muestre la realidad de ese preciso momento, que brinde certeza en las acciones a realizar; solo entonces, se podrá diseñar el escenario a alcanzar, ¿cómo se desea ver al municipio en determinado período de tiempo? y una vez establecidas las metas a largo plazo, se podrán establecer metas a mediano y corto plazo; determinado el primer paso se puede proceder a…
2. La programación de actividades y obras necesarias: Todas encaminadas a lograr un objetivo común: “El escenario planteado para el final de la administración”. La programación se hará para todas y cada una de las áreas administrativas del Ayuntamiento, en un primer momento se analizarán las actividades que realiza el personal de cada unidad administrativa, ya que recurrentemente en los cuerpos administrativos que no son sometidos a este análisis, se encuentra que la misma actividad o función se desempeña por más de una persona, esto conlleva además de la fuga de recursos, a la ineficiencia y al deslinde de responsabilidades por todos los que ejecutan esa misma función. Este análisis conlleva a una reorganización administrativa que generalmente disminuye la planta laboral y consecuentemente genera un ahorro presupuestal permanente. En el análisis de las actividades del personal se incluye la revisión y/o creación del catálogo de cargos, así como del análisis y/o creación de las descripciones de cada puesto administrativo. Dilucida esta etapa, se procederá a…
3. La presupuestación: Una vez que se tiene la certeza de las actividades a realizar durante todo el período, se procede a costear cada programa, se identifican los recursos disponibles y en caso de ser necesario, teniendo la certeza del objetivo a alcanzar, se podrán diseñar estrategias precisas para allegarse recursos faltantes.
4. Control: Para lograr la eficiencia en un ejercicio administrativo, será necesario, además de programar presupuestar, vigilar permanentemente que, cada día, área, puesto y tarea programada se cumplan, no hacerlo pone en enorme riesgo toda la actividad de la administración municipal. Existen métodos de control, cuyo objetivo es supervisar permanentemente que cada unidad administrativa cumpla con sus objetivos en tiempo y forma, se trata de una unidad administrativa, cuya única y exclusiva función será vigilar, supervisar que los titulares cumplan con sus objetivos y metas planteados para cada período, ya que el desfase de alguno de ellos, conlleva el no cumplimiento de los objetivos de áreas convergentes a él y en conjunto la distorsión del objetivo final. A su vez, será obligación de cada titular administrativo vigilar que cada integrante del personal a su cargo cumpla con sus responsabilidades, mismas que estarán claramente señaladas en cada descripción de puesto. La finalidad de esta vigilancia y control, será detectar a tiempo algún desfase en alguna de las múltiples actividades del ayuntamiento, en cuyo caso, de darse esa situación, se aplicarán las medidas necesarias para regularizar la actividad correspondiente, con el propósito de que no afecte las actividades de otras unidades administrativas y se haga propicio que la fluidez de los procesos conduzca con seguridad al objetivo final del ayuntamiento. No es intención primordial del control sancionar el incumplimiento o la irregularidad, ya que estas acciones no coadyuvan de ninguna manera a alcanzar el objetivo final de la administración, por el contrario, la previsión y el apoyo permanente a la operación evitan el incumplimiento ya sea por descuido o falta de recursos.
A la par del seguimiento, vigilancia y control es recomendable implementar un programa de evaluación y capacitación del personal administrativo que incluya un método de estímulos y/o ascensos o sanciones.
5. Evaluación periódica y anual: la evaluación periódica, dígase mensual, permite ir reuniendo la información requerida tanto para el seguimiento de la ejecución de los programas como de los avances presupuestales. Esta información es medular para el conocimiento real de la actividad institucional, informar a las autoridades que así lo requieran y establecer comunicación con la ciudadanía así como identificar el grado de cumplimiento de lo programado, en donde se están cumpliendo todos los objetivos en tiempo y forma al tiempo que se tienen los elementos para un nuevo diagnóstico que retroalimente la actualización del Plan Municipal de Desarrollo (PMD).
Sin embargo, el Gobierno Municipal es en la actualidad, la base sobre la cual descansa el ejercicio del poder público en virtud de su cercanía a la población y por ende identificado con las problemáticas reales. Por ello, la eficiencia y la eficacia resultan prioritarias en el ejercicio de la administración pública, lo que exige la implementación y desarrollo de un Modelo de Gestión Institucional que le permita resolver las exigencias que la sociedad le plantea de manera cotidiana.
Uno de los grandes retos a los que las sociedades se enfrentan en nuestros días, es la necesidad de desarrollar y mantener la confianza de los ciudadanos en sus gobiernos e instituciones. A este respecto, los gobiernos locales tienen la importante función de crear las condiciones mínimas que les permita evaluar y potenciar sus estructuras administrativas e implementar acciones para mejorar sus servicios de cara a la ciudadanía.
