Por: Ángela Colmenares
En algún momento de nuestra vida todos hemos escuchado o escucharemos hablar sobre el informe de gobierno que rinde el presidente de nuestro país año con año, pero ¿cuál es la finalidad y la utilidad de esta figura?
El informe de gobierno es el documento en el que se ofrece un balance del estado general y se informa sobre las decisiones y medidas tomadas, es decir, se lleva a cabo una rendición de cuentas sobre lo realizado por la Administración pública y así se permite dar paso al inicio de una nueva etapa en el desarrollo del país, del estado o del municipio que se trate.
En el caso de los municipios, a través de sus códigos o leyes municipales encontraremos la regulación de los informes, donde entre varias formas deberá señalarse la obligación de notificar a la población por conducto del presidente municipal un informe anual detallado sobre el estado que guardan los negocios Municipales, así cada municipio implementará un manual que se adapte a sus necesidades y cumpla con lo que la Ley exige.
Para rendir el Informe de Gobierno al Ayuntamiento y a la población, se debe preparar un documento objetivo y preciso para ser entregado a su glosa; una versión ejecutiva que podrá ser leída por el titular y en su caso, una versión para proyectar en video o audio, acompañada de una presentación con imágenes y fotografías, como soporte de lo que se está informando.
Pero para lograr esto, algunos municipios, como los del Estado de Veracruz, sugieren seguir ciertos pasos:
- Designar a un coordinador o responsable: el presidente municipal se encargará de designar a la persona responsable de cada área y deberá notificarlo a los titulares de dichas áreas. A su vez, el coordinador o responsable organizará un equipo de trabajo, el cual quedará a cargo de recopilar información y validarla.
Se sugiere que cada área de la estructura orgánica elabore y compile la información más importante, priorizando y ponderando aquellas obras o acciones que tengan mayor impacto, cobertura y población beneficiaria, jerarquizando aquellas que hayan sido realizadas en respuesta a las demandas ciudadanas.
- Determinar la estructura del informe: el responsable deberá reunirse con el titular del área para señalar o hacer una lista de lo que se va a recabar para el informe y que no quede fuera nada de lo esencial.
- Elaboración del informe por área: cada una de las áreas elaborará su informe sobre las acciones realizadas según el periodo de que se trate. Este informe contendrá nombre del programa, estrategia, obra y acciones; asimismo, objetivo, estadísticas de población beneficiada y localidades en que se realizó con el propósito de cuantificar cobertura e impacto.
Cada uno de los informes de las áreas, deberá ir acompañado de un anexo fotográfico. De la misma forma, deberá acompañarse de un Informe Ejecutivo, con una síntesis de los principales avances logrados.
Se sugiere que se resalte con fotografías, gráficos, mapas, y todos los elementos visuales posibles que permitan resaltar los resultados.
- Integración de la información: en este punto el responsable tendrá la labor de reunir la información de cada área, pero antes de pasarla a la carpeta definitiva deberá pasarla a revisión y corrección.
- Revisión y corrección: aquí es donde se verificará que las cifras y porcentajes coincidan con lo que existe en el mundo real, que las acciones que estén dentro sean verificables, que las fechas no sean erróneas, de igual manera se revisará la redacción y se fomentará el uso del lenguaje inclusivo. En su caso, se solicitará, ampliar, precisar o corregir dicho informe para pasarlo a la carpeta final.
- Impresión del documento final: Una vez validado por el responsable, se reproduce y se puede generar para su posterior publicación, en los siguientes formatos: impreso en papel (empastado o engargolado), en dispositivo de almacenamiento (disco compacto u otro dispositivo de almacenamiento) y en versión electrónica en el sitio web del Ayuntamiento.
El Informe de Gobierno Municipal, es un documento que enriquece el acervo del conocimiento histórico, estadístico y cultural del municipio, convirtiéndose en una consulta obligada, por ello es importante asegurarse de la confiabilidad de su contenido.
El informe de gobierno es una herramienta valiosa de rendición de cuentas que legitima la acción de los gobiernos, sin olvidar lo que mencionamos al inicio, es una obligación que los gobiernos tienen con los ciudadanos, no olvidemos lo importante que es reforzar el lazo entre municipio-ciudadanía para obtener mejores resultados tanto para la gestión como para la sociedad.
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