Por Juan Manuel González Montiel
Durante los últimos 12 meses he estado apoyando con un involucramiento muy directo a una empresa productora en el estado de Tlaxcala. Considerando el diseño, realización, puesta en marcha y mejora de controles y procesos en prácticamente todas las áreas.
El crecimiento y mejora ha sido en pocas palabras impresionante, no por el hecho de definir los controles y procesos, sino por la integración y respuesta del equipo de trabajo.
Como en muchos otros casos y empresas, los eslabones débiles y fuertes del equipo están presentes, sin embargo, es ahí donde las necesidades de capacitación y las habilidades de liderazgo como la gestión de equipos entran en juego y los líderes debemos reorientar el desempeño de las personas.
Debo aceptar que esta organización con este rápido crecimiento ha servido como un crisol para forjar nuevas ideas, ponerlas a prueba y validar mucho de lo que los autores o gurús del management nos enseñan. Y un punto en particular han sido las reuniones.
Admito que hace unos años y en empresas anteriores las reuniones no me gustaban, sufría de aburrimiento, las consideraba una pérdida de tiempo y en ocasiones hasta una fuente de conflicto. Ahora con algunos años de experiencia y un poco más de aprendizaje, sé que las reuniones no son malas, sino que las que tuve simplemente fueron mal diseñadas, mal orientadas o dirigidas o simplemente, se eligió el tipo de reunión incorrecto.
Otro aspecto a considerar es que, a pesar de coordinar mejor las reuniones, siempre tendremos en nuestros participantes opiniones divididas acerca de ellas, y en ocasiones de la misma persona, hasta opiniones contradictorias. Este último es un caso que no tiene mucho ocurrió en la empresa que describo al inicio, un colaborador comenzó a quejarse de que las reuniones le tomaban demasiado tiempo, y eso provocaba que desatendiera a su equipo de trabajo. Para ponerlo a prueba, dejamos de convocarlo, le enviábamos el resumen a su correo y su teléfono con las indicaciones, y a las pocas semanas comenzó a quejarse de que no se le tomaba en cuenta en las decisiones que se tenían en dichas reuniones. Con esto, quiero enfatizar que difícilmente se tendrá satisfecho a todo el personal con el tema de las reuniones.
Quisiera describir en esta ocasión dos tipos de reuniones, completamente distintas, dos de las cuales suelen confundirse y mezclarse en el mundo organizacional. Y la primera de ellas tiene que ver con romper un mito sobre ejecutar reuniones todos los días, sí, leíste bien querido lector, ¡todos los días se requiere una reunión! Sin embargo no se malinterprete, esta debe ser una reunión que recomiendo se aproxime a las reuniones de las metodologías ágiles conocidas como Daily Standup Meeting y su nombre dice mucho. Debe ser una reunión en la que todos estén de pie idealmente donde sucede la acción, en el piso productivo, en el lobby de un hotel, cerca de la recepción de una empresa de servicios, es decir, no debe ser en la comodidad de una sala de juntas o una oficina. Y en esta reunión, limitada al tiempo máximo de 10 a 15 minutos, se debe presentar por cada uno de los miembros cuatro aspectos:
- Qué cosas resolví ayer
- Qué actividades relevantes atenderé hoy
- Qué ayuda requiero de algún miembro del equipo
- Qué tema deseo agregar a la discusión de la siguiente reunión de staff
Lo importante de este tipo de reuniones es apegarse a cumplirlas de pie, no discutir o querer resolver un tema que requiera de conversaciones más profundas, y no cancelar la reunión por ningún motivo.
Las personas de nuestra organización deben comprender que es mejor conocer al inicio del día en qué estarán trabajando los compañeros de trabajo, que descubrirse a lo largo del día preguntando si tal compañero está, si fulano estará disponible para revisar un punto, entre otras más cosas. Si todos los días mencionamos en qué estaremos trabajando, las personas que requieran una necesidad en particular sabrán desde el inicio del día con quién y cómo buscarla, y se evitarán enormes pérdidas de tiempo.
Cuando un compañero habla sobre un tema que requiere discusión, este se lleva al segundo tipo de reunión, las reuniones que les llamó de staff, en estas reuniones se convocan de manera semanal o quincenal, aquellas posiciones estrictamente esenciales para discutir los temas de la reunión planteada. Su duración recomiendo no sea mayor de 60 a 90 minutos, y en estas reuniones se deben revisar:
- Indicadores de desempeño
- Desviaciones de proceso
- Propuestas de mejora
- Puntos a discusión que se hayan aportado
En esta reunión un aspecto clave es motivar la discusión, identificar puntos de vista contradictorios entre los compañeros de trabajo, y asegurarse de que todos hayan expresado su punto de vista con claridad. Un aspecto esencial a considerar en este tipo de reuniones, es que ante las desviaciones de proceso, las propuestas de mejora o los puntos a discutir, difícilmente habrá un consenso con el equipo, o al menos un consenso al 100 %, lo más importante de esta reunión es que con la información aportada por cada integrante, cada uno de ellos esté de acuerdo al finalizar la reunión de lo que debe de ceder en cuanto a su opinión, es decir, que esté de acuerdo en hacer las cosas de una forma un poco o muy distinta a la manera en que esa misma persona pensaba, pero que esté de acuerdo.
Y en los casos de que no estén de acuerdo, o no se vea que se llega a una conclusión, lo recomendable es el actuar del líder. Tomando la decisión que él considere más conveniente para la organización.
Si lo pensamos por un momento, no es autoritarismo, el líder está dando la oportunidad de que el equipo de trabajo llegue a un consenso negociado, y a la vez debe cuidar la productividad. Por lo tanto, si el equipo no logra concretar un acuerdo, es el líder quien toma la decisión sobre qué hacer. Algunos podrán decir que eso se puede hacer desde el inicio y así omitir la pérdida de tiempo en la reunión, sin embargo, debe considerarse que la información comentada por los miembros durante la reunión ayudará al líder a obtener mejor información y tomar una mejor decisión.
Estas son dos de los tipos de reuniones que he identificado debemos tener en toda organización, hay otras más centradas en resolución de conflictos, corrección de problemas y aquellas estratégicas. Esas serán motivo de futuros artículos.
Mientras tanto, ¿tú qué tipos de reuniones tienes? ¿Cuántas veces te reúnes con tu equipo? ¿Las reuniones incrementa tu productividad o se han vuelto solo una costumbre? Las reuniones deberían de estar mejorando día con día a tu organización, y deberían ser parte esencial del día a día de cada líder. Si no es así en tu caso, es momento de reflexionar y aplicar acciones al respecto. En mi experiencia, pasé de ser un desertor a un impulsor de reuniones, y puedo constatar que siempre han resultado con fines positivos, estoy seguro que lo mismo puede lograrse en tu caso.
Escúchanos en YouTube
