Por: Juan Manuel González Montiel
Son dos casos que recuerdo con demasiado detalle. En el primero, un colaborador en una organización en Guadalajara, encontró la forma de utilizar Excel para realizar algunos cálculos de forma automática, que hasta ese entonces se hacían a mano. El archivo que desarrolló, le representó la impresionante cifra de 16 horas semanales en promedio de ahorro; todo el esfuerzo y tiempo que dedicaba a realizar cálculos de forma manual, se reducía a simples segundos ingresando los datos en su archivo.
En otra situación, de igual manera, el trabajo creativo de un colaborador lo llevó a ahorrar en promedio 12 horas por semana, y en una actividad quincenal, la redujo de 8 horas de jornada completa, a solo 30 minutos.
En ambos casos, las respuestas de los jefes ante estos ahorros de tiempo impresionantes fueron preguntar ¿ahora qué hará con ese tiempo libre?
Y desafortunadamente esta situación es frecuente, no importa el sector ni las funciones que ejecuten las personas. Los que somos defensores y creyentes de que la creatividad, mejora continua e innovación nos llevarán a un nivel más elevado de desempeño, como organización, como sector, ciudad o país; nos vemos constantemente enfrentados a la realidad de que los jefes de aquellas personas creativas, asignan nuevas actividades una vez que tiene tiempo libre el colaborador, y si nuevamente genera una forma de ser mejores, una vez más se le asigna más trabajo.
Resta decir que una vez que un colaborador proactivo nota que él mismo es el responsable de tener más funciones, más carga de trabajo, entonces dejará de buscar nuevas ideas y medios de hacer más fácil sus tareas. Simplemente se dedicará a extender el tiempo que sea necesario sus actividades hasta cubrir el horario laboral y de esta forma poder tener cierta tranquilidad de que no le serán asignadas más responsabilidades.
Y es que, desde el punto de vista de un jefe, líder, gerente, director, etc. Parece incluso hasta lógico. Es mejor darle más actividades o aquellas que requieren de un alto grado de responsabilidad a nuestro mejor elemento, que asignarlas a una persona cuyo desempeño es promedio o que sabemos que puede llegar a fallar. O no nos parece de acuerdo que nuestro mejor personal esté perdiendo el tiempo durante una o dos horas al día, si ese mismo tiempo lo puede usar en resolver una problemática o atender una responsabilidad crítica. Lo lógico parece ser que aquel colaborador brillante es quien puede y ha demostrado cargar con varias funciones y siempre con el mejor desempeño.
Desafortunadamente, en la realidad, preguntémonos ¿cuántos colaboradores de alto rendimiento tenemos en nuestra organización? Ya sea sector público o privado, pero la realidad es que podemos contarlos con los dedos de las manos, si no es que de una sola mano. ¿Por qué entonces los buenos colaboradores son tan escasos?
La respuesta, considero, viene en que hemos sido nosotros mismos como líderes o encargados de área, quienes hemos provocado que la iniciativa y proactividad de nuestros colaboradores se convierta en una necesidad de cubrir unas horas, de completar el día. Una y otra vez he debido frenar que jefes de colaboradores intenten asignar tareas solo porque las acciones de mejora de su equipo han reducido tiempos en actividades, explicando y buscando orientar de que la necesidad de ahorrar tiempo es algo que por naturaleza todas las organizaciones necesitan.
Obsérvelo en su entorno, los papeles tienden a acumularse en el escritorio, los cajones a llenarse, las computadoras a almacenar archivos. En todo momento las actividades de trabajo siguen en dirección al desorden, es algo natural. La necesidad de optimizar y hacer más fácil las actividades diarias debería ser una necesidad por el simple hecho de mantener el status quo y no permitir que los colaboradores se saturen con sus mismas actividades por el hecho de agregar controles, registros, revisiones y más, que son simples respuestas al incremento de desorden de un sistema.
Pero cuando un colaborador demuestra que su genio e iniciativa lo ha hecho facilitarse el día a día, y se le asignan funciones adicionales, únicamente se logrará que la persona deje de pensar en mejorar, porque entonces ya no es un aliciente el mejorar continuamente, ahora es un castigo porque más funciones caerán sobre uno.
Debemos alentar, instruir y asesorar a todos los colaboradores de todas las organizaciones a ahorrar tiempo, ser productivo no es dedicar gran cantidad de tiempo a los asuntos de trabajo. Ser productivo es lograr el resultado del puesto.
En las instituciones públicas es común encontrar que el usuario necesita ir y venir entre diversas personas o etapas de un proceso, y es por eso mismo que ya hemos asignado el significado de burocracia a algo que es lento, tormentoso, solo por el hecho de cumplir un procedimiento.
Mi recomendación concreta en este tema, es que si debemos asignar una tarea a alguien que nos demuestra que ha sabido innovar en su trabajo; es su tarea la de enseñar a otros a hacer lo mismo. Como en los ejemplos iniciales, si hubiéramos pedido al colaborador que una hora al día de lo ahorrado, lo dedicara a ayudar a quién más crea que lo necesite, es probable que nos hubiéramos encontrado en que eligiera un amigo o compañero cercano, ¿qué es lo peor que puede pasar? Que al cabo de un tiempo, tengamos dos personas cada uno con una hora libre, entonces, tendremos la capacidad de poder ayudar a dos personas más para ser más eficientes, y así continuar hasta lograr una revolución de mejora y optimización de procesos que en verdad haga más productivas a nuestras instituciones y organizaciones.
Concluyo que el peor error, cuando encontramos un buen elemento, es darle más funciones. Eso solo provocará que el ritmo de la organización solo gire alrededor de pocos. Es necesario pedir que con su tiempo libre ayude, esto incluso desatará un impulso altruista, y llenará de satisfacción al colaborador, mucho más que saberse resolvedor de varias tareas.
En México no necesitamos una persona que resuelva todo, necesitamos varios que resuelvan poco y contribuyan todos los días, en cada momento con un pequeño paso para volver más fácil el trabajo, tanto para ellos, como para sus compañeros y los usuarios finales. Ser productivo es llegar más rápido al resultado, aunque esto implique tener tiempo libre.
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